Kumpulan Inovatif dan Kreatif KKLW 2011 (Siri 1)

Selain melaksanakan Penilaian Outcome Projek Pembangunan Bahagian, saya juga telah dilantik bersama lima orang rakan lain untuk melaksanakan projek Kumpulan Inovatif dan Kreatif (KIK) tahun ini. Sama seperti Penilaian Outcome, penglibatan saya ini juga adalah untuk pertama kalinya.

KIK sebenarnya penambah baikkan kepada KMK (Kumpulan Meningkatkan Mutu Kerja). Perbezaan ketara di antara keduanya ialah KIK turut melibatkan kakitangan kumpulan Pengurusan & Profesional berbanding KMK dulu yang hanya terdiri daripada warga Kumpulan Sokongan. Secara prinsipnya, ia adalah untuk meningkatkan kerjasama berpasukan dengan menyelesaikan masalah, menambah baik atau menghasilkan pendekatan baru kerja di pejabat.

Pelaksanaan KIK tahun ini sudah semestinya dimulakan dengan taklimat oleh Urus Setia KIK di peringkat Kementerian kepada wakil-wakil Bahagian. Ia telah diadakan pada 14 April 2011 yang lalu di Institut Kemajuan Desa. Walau bagaimanapun, saya tidak hadir ke taklimat tersebut kerana terlibat dengan tugasan rasmi lain.

Susulan daripada taklimat berkenaan, Urus Setia di Peringkat Kementerian telah membawa dua orang wakil dari setiap Bahagian ke INTENGAH, Jalan Elmu pada 25 Mei 2011 untuk melihat sendiri laporan-laporan pelaksanaan KIK tahun terdahulu daripada pelbagai agensi. Saya telah diminta oleh Puan Fariha (Fasilitator KIK Bahagian) untuk bersama-sama beliau menghadirinya.

Sesi lawatan di INTENGAH dimulakan dengan imbasan semula taklimat yang diadakan di INFRA oleh Encik Saiful (Pegawai KIK INTAN). Beliau juga sebenarnya yang memberikan taklimat di INFRA sebelum ini. Nasib baik imbasan semula secara ringkas proses-proses yang terlibat di dalam KIK dilakukan. Kalau tidak, pasti saya kekal berada di awang-awangan. Maklumlah, tak hadir taklimat pertama.:)

Menurut Encik Saiful, terdapat lapan fasa dalam pelaporan KIK. Secara ringkasnya ia mengandungi Pengenalan Projek, Pemilihan Projek, Penjelasan Projek, Analisis Projek, Cadangan Penyelesaian, Faedah Projek, Pemantauan dan Penyeragaman serta Penilaian Kumpulan.

Setiap fasa adalah penting kerana markah yang bakal diperoleh bergantung kepada proses-proses dan alat-alat yang digunakan untuk menghasilkan keputusan. Apa yang akan dilihat ialah sama ada ia bersistematik atau tidak. Itu yang paling penting!

Encik Saiful juga menekankan output yang diperoleh bukanlah faktor penentu kejayaan KIK tetapi apa yang perlu ditekankan ialah semangat bekerjasama di kalangan ahli kumpulan. Tiada gunanya jika output gempak tetapi hanya dua atau tiga orang dari sembilan ahli yang melaksanakannya. Ahli lain sekadar melengkapkan kuota nama.

Ketika sesi soal jawab, satu pertanyaan yang menarik perhatian saya ialah adakah tajuk KIK boleh ditentukan terus oleh pihak pengurusan terlebih dahulu dan kumpulan hanya melaksanakannya. Encik Saiful menyatakan sekiranya ia berlaku, itu bukan lagi sebahagian dari KIK tetapi merupakan ARAHAN daripada pihak pengurusan kepada kakitangan bawahannya. Oleh itu, ia salah dan terkeluar daripada norma-norma KIK. 

Selesai taklimat beliau, semua peserta rombongan diberikan masa kira-kira satu jam setengah untuk melihat sendiri laporan-laporan terdahulu pelaksanaan KIK di Perpustakaan INTENGAH. Perpustakaan INTENGAH sebenarnya memang terbuka untuk semua penjawat awam. Cuma buku-buku di dalamnya tidak boleh dipinjam kerana menurut Encik Saiful, pengalaman lalu mengajar mereka. Banyak buku-buku yang pergi tak kembali. Heheheh

Oleh sebab kehadiran peserta rombongan semuanya adalah untuk melihat hasil KIK terdahulu, maka masing-masing berpusu-pusu untuk memilih contoh yang dirasakan terbaik. Laporan-laporan KIK pula sebenarnya hanya diletakkan di satu rak buku sahaja. Jadi, dengan ruang yang agak kecil dan kaum-kaum wanita melebihi yang lelakinya, maka kelebihan berada di pihak mereka :p

Walaupun demikian, para peserta sebenarnya tidaklah melihat laporan dengan membuka helaian demi helaian. Hanya bahagian-bahagian yang dirasakan penting sahaja dilihat dan diambil catatan. Ada di kalangan kami yang membuat salinan fotostat di kaunter pustakawan. Cuma kena bayar sajalah. 10 sen satu salinan.

Sesi lawatan berakhir kira-kira pada jam 1.00 tengah hari dengan jamuan makan oleh pihak INTENGAH. Rasa berbaloi-baloi mengikuti lawatan ini. Barulah jelas dan terang apa yang nak dibuat. Kalau tidak, jenuh nak menelaah satu persatu Panduan KIK yang dikeluarkan MAMPU.

Dalam siri seterusnya, saya akan menceritakan proses pembentukan Kumpulan KIK Bahagian dan lawatan susulan kami enam orang ke INTENGAH. Sehingga posting ini dibuat, kumpulan kami telah berada di fasa Analisis Projek.

Wassalam.